Política de Tratamiento deDatos Personales

1. ANTECEDENTES

En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar” SOLENIUM S.A.S establece su Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, Política de Datos).

La aplicación de la ley cobija y aplica para los titulares de la información, el responsable y el encargado. El titular tiene derecho a aceptar o negar el suministro de la información para su tratamiento, una vez aceptada, el Titular tiene derecho a conocer, rectificar, actualizar y suprimir toda información o dato personal suministrado, que está directamente relacionada con la información registrada en bases de datos que SOLENIUM S.A.S registra en el desarrollo ordinario de su negocio. Consciente de su obligación con los Titulares de los datos, SOLENIUM S.A.S desarrolla la presente Política de Datos en el marco regulatorio interno, para presentar políticas y procedimientos claros, para la recolección tratamiento, registro, almacenamiento, custodia, uso, actualización, eliminación, así como su transmisión, transferencia y circulación eventual a terceros.

2. OBJETIVO

Implementar la Ley 1581 de 2012 sus modificaciones y normas reglamentarias para establecer los procesos y criterios en las actividades de recolección, actualización, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, toda actividad que implique el tratamiento de los datos personales, que se hayan obtenido y se obtengan en un futuro.

De igual manera, informar y guiar a todos los trabajadores, colaboradores, proveedores, distribuidores, usuarios de la página web sean personas naturales y jurídicas, o cualquier persona que por su vínculo con SOLENIUM S.A.S haga parte del ciclo del dato, del adecuado, claro y transparente tratamiento de la Política de Datos de SOLENIUM S.A.S.

3. ALCANCE

Esta Política de Datos aplica para toda la información de carácter personal, sea esta privada, semi privada, sensible o pública, que ha sido o será almacenada en las bases de datos de SOLENIUM S.A.S, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de sus titulares.

4. DEFINICIONES

De acuerdo con la Ley estatutaria 1581 de 2012, modificaciones y decretos reglamentarios, se indican los siguientes conceptos:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: se entiende, entre otros, como los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciantes o de servidor público.
• Dato sensible: se entiende como aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Estos datos están relacionados, entre otros, con la salud, hábitos del individuo, religión y políticas. Dato privado: son aquellos que por su naturaleza íntima y reservada solo interesan al titular de la información.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Sistema de vigilancia: Conjunto de dispositivos que se encargan de la recolección de datos en forma de video para la vigilancia de las instalaciones de SOLENIUM S.A.S. Consecuentemente, es la empresa de video vigilancia contratada por SOLENIUM S.A.S como encargada de la recolección, almacenamiento y tratamiento de imágenes y videos, usados para llevar un control de vigilancia de las personas que ingresan al establecimiento de SOLENIUM S.A.S. Su finalidad es la protección y seguridad de todas las personas que ingresan al establecimiento.

5. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

Para la recolección, almacenamiento, uso y en general todo tratamiento de los datos personales suministrados por los Titulares de la información a SOLENIUM S.A.S, este último, solicitará el consentimiento y autorización, previa, clara y expresa de esta Política de Datos.

La autorización como medio inequívoco de consentimiento podrá constar por cualquier medio físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o cualquier otro medio que permita su posterior consulta. Para esto, SOLENIUM S.A.S solicitará de manera previa, clara y expresa la autorización del tratamiento de la información del Titular. Esta se entiende otorgada, por la firma que el Titular hace al momento de la recolección de los datos, al aceptar la prestación de cualquiera de los servicios ofrecidos por SOLENIUM S.A.S., por mensaje de datos, o por cualquier otro medio, en el que se puede demostrar la autorización y consentimiento de esta Política de Datos.

Para los datos recolectados por correo electrónico, WhatsApp, Facebook, Instagram, LinkedIn, o cualquier red social o medio no presencial de recolección, se entenderá que el Titular de la información ha otorgado su autorización para el tratamiento de sus datos personales al expresar mediante un mensaje de datos un “Si”, “Acepto”, “Bueno” o cualquier sinónimo o palabra que inequívocamente expresa aceptación o autorización para el tratamiento de sus datos personales. Previamente se solicitará la autorización.

Para los datos recolectados en el sitio web con dominio solenium.co, se entiende otorgado el consentimiento a esta Política de Datos y la autorización del tratamiento de datos, al dar clic en el cuadro indicado en el momento de suministrar los datos para ser contactado por la empresa, como requerimiento para enviar los datos. Eso es un click-wrap a esta Política de Datos, de acuerdo con la Ley 527 de 1999. Para los datos recolectados por sistemas de video vigilancia y siguiendo el principio de libertad que rige el tratamiento de datos personales, la autorización se entiende otorgada al ingresar al establecimiento de comercio SOLENIUMM S.A.S como conducta inequívoca de consentimiento. Para esto, SOLENIUM S.A.S dispone de señales y avisos distintivos, publicados en el establecimiento de comercio, indicando el Responsable de la información, el tratamiento que se darán a los datos y su finalidad; los derechos de los titulares; y el lugar donde pueden consultar la Política de Datos.

En el común actuar de los negocios de SOLENIUM S.A.S, los datos sensibles no son requeridos, ya que no son necesarios para la ejecución de los servicios de la empresa. Por otro lado, en el caso de ser necesaria la recolección de datos sensibles, su consentimiento se entiende otorgado de forma previa, explícita, clara y expresa, cuando de manera escrita, el Titular de los derechos firma la autorización en el espacio designado para ello, por medio de un click-wrap o mensaje de datos. A su vez, el consentimiento puede ser otorgado verbalmente, when el Titular de la información así lo consiente. En todo caso y en cumplimiento del artículo Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el Titular será informado de: que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles, los datos que son sensibles y la finalidad del tratamiento.

SOLENIUM S.A.S podrá guardar la autorización sea esta física o electrónica en archivos propios o de terceros para su consulta posterior. Igualmente, y para todos los casos, se entenderá que el titular acepta el tratamiento de sus datos personales cuando éste manifieste a través de una acción afirmativa o conducta inequívoca que autoriza la recolección y tratamiento de sus datos.

6. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

SOLENIUM S.A.S. actuando como responsable del tratamiento de datos personales, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, solicitará de manera previa, expresa e informada al titular de éstos la autorización para su tratamiento. Para cumplir con el deber de informar al titular, indicado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 12, la empresa informará de manera clara y expresa lo siguiente:

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección o correo electrónico y teléfono del responsable.
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo cuando ésta no se haya informado mediante el aviso de privacidad.
3. Derechos que le asisten como titular. Los derechos de los titulares son expuestos en el aviso de privacidad y la Política de Datos
4. En caso de la existencia de datos sensibles o niños, niñas y adolescentes, se le informará al titular de los datos, cuáles son, qué finalidad tiene su recolección y que no está obligado a autorizarlos.

7. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

8. DEBERES DE LOS RESPONSABLES

Como responsables del tratamiento de datos personales SOLENIUM S.A.S se obliga a:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política de Datos, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulentento;
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley y la Política de Datos;
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Datos;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos, el cual se encuentra en esta Política de Datos;
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con respecto a la administración de datos personales relacionados con la ley 1581 de 2012.

9. DEBERES DE LOS ENCARGADOS

Cuando SOLENIUM S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de datos personales o cualquier otra persona que actúe como encargado cuando SOLENIUM S.A.S es la responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política de Datos y en otras disposiciones que gobiernen su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente Política de Datos;
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente Política de Datos;
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dado el caso que SOLENIUM S.A.S contrate a una empresa de video vigilancia para que actúe como encargada de la recolección y almacenamiento de datos, SOLENIUM S.A.S como responsable del tratamiento de datos solicitara a la empresa de video vigilancia el cumplimiento de la presente Política de Datos, lo cual includes las solicitudes de los Titulares y los procedimientos para su efectivo cumplimiento.

10. COLABORADORES RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN

Todo empleado, contratista o colaborador de SOLENIUM S.A.S. que realice labores de recolección de datos, estará obligado al cumplimiento de la presente Política de Datos además de las obligaciones dispuestas en la Ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Todos los Titulares de la información que han entregado a SOLENIUM S.A.S tendrá los siguientes derechos:

1. Ser informado sobre el tratamiento y finalidad por la que va a ser usada la información, la cual se encuentra en este documento.
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOLENIUM S.A.S. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, incompletos o inexactos, que induzcan al error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido por la Ley 1581 de 2012 referidos en la presente Política de Datos.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1281 de 2012.
4. Solicitar información a SOLENIUM S.A.S. sobre el tratamiento y uso de sus datos, la cual se encuentra impresa en esta Política de Datos.
5. Presentar cualquier petición, queja, reclamo o sugerencia respecto al tratamiento de sus datos personales, la cual será atendida por los canales dispuestos en estas Política de Datos
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus respectivas normas complementarias.
7. Revocar la autorización del uso de los datos, en cualquier momento o cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el incumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
8. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de SOLENIUM S.A.S.
9. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
10. Acceder gratuitamente a la información visual tratada mediante sistemas de video vigilancia
11. Solicitar la supresión de la información, excepto en los casos que dicha información recolectada constituya prueba de la presunta comisión de un delito.

12. OBLIGACIONES DEL TITULAR

1. Suministrar información cierta y verificable para darle el tratamiento adecuado.
2. Para las solicitudes, reclamos y peticiones efectuadas a SOLENIUM S.A.S, enviar una solicitud con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. En todo caso si las solicitudes, reclamos y peticiones son realizadas verbalmente se atenderán en el momento del suceso.

13. BASES DE DATOS PERSONALES ADMINISTRADAS POR SOLENIUM S.A.S

SOLENIUM S.A.S. está autorizado para administrar todas las bases de datos personales necesarias para el desarrollo de su actividad, por lo que, su tratamiento se sujetará a lo establecido en la presente Política de Datos que contiene las políticas y procedimientos internos establecidos para garantizar el adecuado cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y toda normativa de tratamiento de datos, así como la atención oportuna y adecuada de las solicitudes, consultas y reclamos de parte de los titulares. Los datos personales administrados son:

1. Datos personales de los colaboradores, proveedores y todo otro prestador de servicios y suministrador de bienes, para la correcta ejecución e identificación de las relaciones jurídicas.
2. Datos personales de clientes, proveedores, distribuidores, constructores, redes sociales e información pública para actividades propias de marketing, mercadotecnia y publicidad.
3. Datos personales de futuros clientes, recolectados en jornadas empresariales o eventos, donde SOLENIUM S.A.S expone, presta y ofrece sus servicios.
4. Datos personales de los colaboradores, empleados y contratistas para el manejo de los procesos propios de la compañía.
5. Datos personales de terceros no vinculados, de los cuales, los terceros tienen autorización para su tratamiento, transferencia y transmisión. En caso de no tener la autorización para ello, SOLENIUM S.A.S informará y solicitará la autorización y consentimiento de los terceros no vinculados, antes de hacer uso y tratamiento de los datos.

14. PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN

SOLENIUM S.A.S como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de los Titulares, presenta los siguientes procesos de recolección y almacenamiento de datos:

1. Clientes nuevos: SOLENIUM S.A.S presta una variedad de servicios y en cada uno de estos la información de todo cliente y Titular de la información es necesaria para la prestación del servicio, al igual que mejorar los servicios con estudios de marketing, mercadotecnia y publicidad. Dentro de estos servicios se encuentran (pero sin limitarse) los siguientes: instalación de mini granjas de energía solar para el consumo en red, desarrollo de seguidores solares y medidores inteligentes de energía solar y desarrollo de plataformas digitales de gestión energética. Por esto, le será solicitado inicialmente el nombre, cédula, dirección, teléfono, edad y correo electrónico, para el fin de ser almacenada en nuestra base de datos y posterior consulta. Esta información es usada para hacer seguimiento de los clientes, ofrecer nuevos productos, promociones y descuentos; al igual que confirmar, cancelar, agendar o reagendar citas.
2. Vinculación Laboral: para realizar el objeto social de la empresa, SOLENIUM S.A.S necesita de un equipo de colaboradores que son contratados y vinculados laboralmente de acuerdo con sus habilidades y necesidades técnicas del cargo a ocupar. Así, la empresa contacta a nuevos talentos y se dispone a evaluar a los futuros aspirantes por medio de entrevistas. Los aspirantes envían sus hojas de vida por los medios dispuestos por la empresa para tales fines (medios que informarán al aspirante las finalidades de recolección y el tratamiento de sus datos personales, quien al enviar su hoja de vida autoriza el tratamiento de sus datos). Esta información sólo será utilizada para seleccionar los talentos que aplican a las vacantes disponibles. Posteriormente, se contactará a los futuros aspirantes para realizar el proceso de entrevistas, momento en el cual se le solicitará la autorización del tratamiento de datos para hacer los análisis de seguridad necesarios. Una vez seleccionados y vinculados laboralmente, la información será tratada con el fin de hacer las afiliaciones a seguridad social y pago de las prestaciones sociales. Finalizado los procesos de entrevista la información habrá cumplido su función y eliminada de toda base de datos
3. Sitio web empresarial: a través del sitio web con dominio www.solenium.co, las comunidades , clientes, colaboradores y demás contrapartes interesadas contacten a la empresa para obtener más información de los servicios que se prestan. Por consiguiente, se les solicita a estos, la siguiente información: nombre, email, celular, empresa (si aplica) y un mensaje al responder la pregunta “¿Cómo podemos ayudarte?”. Esta información tiene la finalidad de agendar citas, brindar información sobre los servicios y ofrecer productos en el futuro. Estos datos podrán ser usados posteriormente para contactar al cliente y ofrecer ofertas, promociones, descuentos, reagendar o agendar citas. Adicionalmente, para que el Titular de la información envíe los datos, le es solicitada previamente la autorización de la Política de Datos; en caso contrario, no podrá enviar los datos.
4. Redes sociales: SOLENIUM S.A.S tiene distintas y variadas redes sociales, en las cuales se permite el envío y recepción de mensajes. Por este medio, las contrapartes contactan a la empresa para obtener más información de los servicios que se prestan. Para poder contactar a los clientes y prestar el servicio, se solicita el nombre, email y celular. Antes o al instante de la recolección de datos, se le solicitará al Titular de la información la autorización de la Política de Datos para dar tratamiento a los mismos; si la respuesta es negativa, SOLENIUM S.A.S no recolecta ni trata la información del Titular.
5. Proveedores: en la ejecución del objeto social, SOLENIUM S.A.S contrata proveedores para la prestación de servicios o suministro de bienes. Para ejecutar los objetos contractuales tanto el proveedor como SOLENIUM S.A.S intercambian y recolectan datos. Por un lado, el SOLENIUM S.A.S puede recolectar datos de los trabajadores, e información de los proveedores ; y el proveedor puede recolectar datos de los proveedores para realizar la contratación. En todo caso, los proveedores y SOLENIUM S.A.S deben responder por el tratamiento de los datos de los Titulares de la información de acuerdo con esta Política de Datos. Los datos tratados en la ejecución de contratos con los proveedores que cumplan con las finalidades indicadas en la cláusula 15. TRATAMIENTO Y FINALIDAD de esta Política de Datos.
6. Jornadas empresariales: en las jornadas empresariales en las que SOLENIUM S.A.S. participa, son solicitados, como parte de la actividad el nombre, cédula, dirección, teléfono y correo electrónico para ofrecer sus servicios, hacer seguimiento de los clientes, ofrecer nuevos productos, promociones y descuentos; al igual que confirmar, cancelar, agendar o reagendar citas. Esta solicitud se realizará por el medio más idóneo para ello, de manera enunciativa podrá realizarse en medios físicos o digitales.

15. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará SOLENIUM S.A.S. con la información y datos personales será la siguiente:

16. TRATAMIENTO DE DATOS PARA MARKETING, MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD

El tratamiento de los datos personales que involucran el marketing, la mercadotecnia y la publicidad es de especial protección para evitar la vulneración de los derechos del Titular.

De este modo, SOLENIUM S.A.S como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, implementa estrategias de Responsabilidad Demostrada. Estas estrategias son apropiadas y efectivas en la medida de lo siguiente: SOLENIUM S.A.S trata los datos personales de las personas como números telefónicos y correos electrónicos, para contactar y ofrecer servicios, promociones y descuentos a los clientes. Esta actividad representa un porcentaje significativo en las ventas de la empresa y es fundamental para cumplir con las finalidades de la empresa.

Para esto, los trabajadores y colaboradores de SOLENIUM S.A.S deben cumplir en su totalidad lo dispuesto en esta Política de Datos. Adicionalmente, tienen obligaciones adicionales, al momento de utilizar los datos con fines de marketing, mercadotecnia y publicidad.

De esta manera, si las actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad son ejecutadas por medio de proyectos a gran escala con alta probabilidad y riesgo de afectación a la protección de los datos, se efectuará una evaluación de impacto en la privacidad para garantizar un tratamiento que no afecte el derecho de los Titulares.

Desde la organización empresarial se tiene como fundamento, el derecho a las personas y principalmente en cumplimiento de esta Política de Datos el derecho al Habeas data y a la tranquilidad, es por esto, que siempre y cuando la solicitud no sea por escrito, la solicitud verbal será atendida al instante; Así, toda supresión de información solicitada por el Titular será atendida por cualquier trabajador o colaborador de SOLENIUM S.A.S. Para SOLENIUM S.A.S, la tranquilidad de las personas es fundamental, de este modo, en las actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad, donde los clientes o consumidores son contactados a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto, mensajería instantánea de WhatsApp, Facebook, Instagram, Twitter o cualquier otra red social, el tratamiento será restringido, limitando horarios, en los cuales la tranquilidad de las personas no es afectada. Esto, para dar cumplimiento y respetar el derecho a la tranquilidad que tienen todas las personas. De esta manera, el equipo de SOLENIUM S.A.S está en constante entrenamiento y capacitación para dar cumplimiento a estas disposiciones.

En el caso que sea necesario contactar a Los Titulares de la información, estos serán contactados por los trabajadores de SOLENIUM S.A.S, cumpliendo con la finalidad de la información en el rango horario de 8:00 am a 7:00 pm, en no más de cuatro (4) ocasiones por día. En todo caso, cuando las llamadas sean para agendar, reagendar, confirmar o cancelar una cita e informar o solucionar un imprevisto en la ejecución de algún servicio se podrá superar este límite a ocho (8) llamadas por día. Este límite es superado para prestar un mejor servicio al cliente y proteger sus intereses ante la prestación de servicios que ofrece la empresa. En caso de fuerza mayor o caso fortuito no aplicará este límite.

Dado el caso, que SOLENIUM S.A.S contrate terceros para ejecutar actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad, como Responsable del Tratamiento, exigirá el cumplimiento de esta Política de Datos al igual que los Encargados del Tratamiento.

Si la información de los Titulares es suministrada por terceros, ésta será recolectada previa verificación de que los terceros tenían autorización para realizar dicha transmisión o transferencia de datos. En la autorización debe figurar que los datos pueden ser usados para marketing, mercadotecnia y publicidad.

17. TRATAMIENTO DE LOS DATOS OBTENIDOS POR SISTEMAS DE VIDEO VIGILANCIA

SOLENIUM S.A.S, como responsable y encargado del tratamiento de datos personales, recolecta información visual para dar una mayor seguridad a sus clientes, trabajadores y toda persona que ingresa al establecimiento de comercio. El tratamiento de las imágenes son datos privados o semi privados, pero no son datos sensibles en la medida que no se utilizan sistemas biométricos y técnicos específicos que permitan la individualización inequívoca de una persona. La finalidad de la recolección y almacenamiento de la información visual es exclusivamente para brindar una mayor seguridad y seguimiento de las actividades que se desarrollan dentro del establecimiento de comercio. Así, la información visual recolectada será almacenada por un término máximo de un mes con el único fin de hacer seguimiento de toda actividad que pueda afectar la seguridad de los clientes, el personal de la empresa y el establecimiento de comercio; cumplido este periodo, la información será eliminada. Para seguridad de los Titulares el proceso de supresión de la información será documentado.

Para proteger a los Titulares de la información y establecer medidas que sean efectivas y pertinentes, se limita el acceso de la información, aludiendo a que el responsable y el encargado de la recolección y almacenamiento son las únicas personas autorizadas para acceder a la información visual, generada de los videos de vigilancia. De este modo, todo personal que no esté autorizado previamente y no sea el responsable o encargado de la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos firmará una cláusula de confidencialidad para poder acceder a la información visual del sistema de video vigilancia. En todo caso, y para los trabajadores de SOLENIUM S.A.S, la cláusula de confidencialidad estipulada en sus contratos aplicará para esta Política de Datos, al igual que sus prohibiciones, limitaciones y sanciones. Las obligaciones derivadas del tratamiento de los datos personales se extienden, incluso después de finalizada la relación laboral o contractual.

Todos los titulares de la información tienen los derechos indicados en la cláusula de DERECHOS DE LOS TITULARES. En el caso de solicitar la información visual almacenada por el encargado, los Titulares serán requeridos con la fecha, hora y lugar de la recolección para limitar la exposición de imágenes de terceros. Adicionalmente, si en la imagen aparecen terceros titulares de la información, solo será entregada la cinta o grabación, previa autorización de los terceros titulares. Si no se logra obtener la autorización de los terceros titulares, el Responsable o Encargado tomará las medidas necesarias para mantener la anonimidad de la información de los terceros titulares, haciendo borrosa la imagen, fragmentándose o utilizando cualquier otro medio para lograr el fin.

Los videos de vigilancia solo son instalados en zonas comunes del establecimiento de comercio, como la recepción, los pasillos, la cocina, y las salas. Si el sistema de video vigilancia toma imágenes de espacios públicos, esta solo se limitará a las áreas más próximas a los espacios objeto de vigilancia. El personal designado por SOLENIUM S.A.S será informado y capacitado de las medidas establecidas para el tratamiento de la información visual. De esta manera, conocerán los procedimientos, requisitos, derechos, obligaciones y prácticas para el tratamiento de esta información.

En caso de violación e incidentes de seguridad del sistema de video vigilancia SOLENIUM S.A.S o el Encargado del Tratamiento informará a los Titulares de la información esta circunstancia. Seguidamente, reportará esta contingencia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. TRATAMIENTO DE LOS DATOS OBTENIDOS PARA QUOIA

El tratamiento que realizará SOLENIUM a través de QUOIA sobre la información y datos personales recolectados en todo momento atenderá al marco normativo que regula la materia e incluirá la recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis y supresión; con las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes asociadas al cumplimiento de los servicios prestados a los usuarios de QUOIA en el monitoreo del consumo de energía en tiempo real del Punto de Servicio.
• Atender las solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con QUOIA.
• Contactar al titular por medio de correo electrónico, mensajes de texto, para la actualización de datos cuando este lo requiera.
• Realizar encuestas de satisfacción sobre los productos y/o servicios ofrecidos por QUOIA cuando a ello de lugar.

En el caso de que sea necesario contactar a Los Titulares de la información, estos serán contactados por los colaboradores de SOLENIUM, cumpliendo con la finalidad de la información en el rango horario de 8:00 am a 6:00 pm de lunes a viernes, sábados, domingos y festivos optativos. No podrán ser contactados los domingos ni festivos. En todo caso a la semana solo se podrán contactar en una (1) sola ocasión por día y por un sólo canal de comunicación informado por el Titular, pudiendo cambiar de medio para contacto cada semana.

Los canales para la atención de las peticiones, consultas y reclamos son:

• Página Web: https://quoia.co/
• Por vía telefónica: +57 3228839742
• Correo Electrónico: quoia@solenium.co
• La dirección: Calle 46 # 70ª-79, Medellín, Colombia.

19. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o de aquellos cuya autorización haya sido expresamente otorgada por su representante legal o tutor, siempre que no se vulnere o se ponga en peligro alguno de sus derechos fundamentales, se busca la protección de sus intereses y su desarrollo armónico e integral.

En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de los menores sean ejercidos por un tercero, SOLENIUM S.A.S., verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

20. TRATAMIENTO DE DATOS EN CENTRALES DE RIESGO Y PROCESOS DE LOS SISTEMAS DE CUMPLIMIENTO

Como empresa prestadora de servicios y suministro de bienes del sector energético y desarrollo de software, SOLENIUM S.A.S tiene la obligación con su equipo, terceros y el Estado de mitigar los riesgos asociados al lavado de activos, financiación al terrorismo, corrupción y soborno trasnacional. Para esto, evalúa las entidades o personas con las cuales se van a celebrar contratos y/o acuerdos, tener cualquier relación comercial y jurídica, haciendo el estudio de riesgo pertinente. Así, SOLENIUM S.A.S trata los datos de los titulares de la información de acuerdo con la cláusula de 15. TRATAMIENTO Y FINALIDAD, lo previsto en la ley 1266 de 2008 y en las siguientes disposiciones:

1. Consultar, en cualquier tiempo, en DataCrédito (previa autorización del titular) o en cualquier otro operador de información financiera, crediticia y listas de riesgo, toda la información relevante para adelantar estudios de riesgo crediticio en cualquiera de sus etapas para la realización de campañas de mercadeo y ofrecimiento de productos.
2. Reportar a DataCrédito o a cualquier central e información de riesgo, datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de mis obligaciones crediticias, comerciales o de servicios, o de mis deberes legales de contenido patrimonial, y mis datos de ubicación y contacto.
3. Suministrar a DataCrédito o a cualquier otra central de información de riesgo datos relativos a mis solicitudes de crédito, así como otros atinentes a mis relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que yo haya entregado o que consten en registros públicos, bases de datos o documentos públicos.
4. Suministrar a DataCrédito o a cualquier otra central de información de riesgo datos relativos a mis solicitudes de crédito, así como otros atinentes a mis relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que yo haya entregado o que consten en registros públicos, bases de datos o documentos públicos.

En virtud de la Ley 1266 de 2008, SOLENIUM S.A.S. es un usuario de la información y puede acceder a los datos suministrados por los operadores y fuentes. A su vez, debido a las relaciones comerciales y/o de servicio, la empresa puede suministrar información del Titular al operador, previa autorización expresa del Titular. Para el tratamiento de datos financieros, la autorización tendrá un carácter previo, expreso e informado. Así, la autorización de los datos será solicitada previa a la recolección; con carácter expreso e inequívoco, guardando prueba de su existencia; e informando la finalidad que tendrá esta información.

En el caso de que la empresa proceda a suministrar al operador del incumplimiento de una obligación de crédito, previamente será informado el Titular de la información con una comunicación informando que en los próximos veinte (20) días será reportado en las centrales de riesgo, sino cumple con su obligación de crédito.

21. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Área Administrativa de SOLENIUM S.A.S., es la dependencia que tiene a cargo el trámite de las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos. Los canales que SOLENIUM S.A.S tiene dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos son: a través de su página web: ww.solenium.co , en el sitio de pqr o por medio del correo electrónico info@solenium.co La dirección es la Calle 46 # 70 a - 79, Medellín, República de Colombia. Las peticiones es el medio por el cual, el Titular solicita a SOLENIUM S.A.S Actualización o supresión de la información contenida en la base de datos. Las consultas es el medio por el cual, el Titular solicita a SOLENIUM S.A.S la información personal, que se encuentre en cualquier base de datos. Los reclamos es el medio por el cual, el Titular solicita a SOLENIUM S.A.S la corrección o advertir sobre el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012.

22. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, SOLENIUM S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para iniciar el procedimiento, el Titular de la información deberá usar cualquiera de los medios indicados en el numeral anterior y poder realizar satisfactoriamente su solicitud.

Para radicar y atender las solicitudes, le solicitamos suministrar la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos
2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
3. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
4. Motivos y hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información).
5. Firma (si la solicitud es por medio físico) y número de identificación.
6. En el caso de solicitar información de los videos de vigilancia; indicar fecha, hora, y lugar, con el fin de limitar la exposición de imágenes de terceros. En caso de ser verbal el procedimiento, se atenderá y resolverá en el mismo instante en el que se ha hecho la solicitud.

Para las peticiones y consultas SOLENIUM S.A.S tendrá diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud, para dar respuesta. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida, SOLENIUM S.A.S le informará al Titular los motivos y la fecha en la que será atendida, la cual no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para los reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización), SOLENIUM S.A.S tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo para brindar respuesta al titular. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término Dado el caso en que la solicitud sea incompleta, SOLENIUM S.A.S podrá requerir en un término de cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo al Titular, para que subsane dicha falla. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento, el Titular no envía la información solicitada, se entenderá como desistido el reclamo. Este procedimiento es establecido con el fin de dar cumplimiento a la norma para dar respuesta eficaz y eficiente a las solicitudes realizadas por los Titulares.

23. CICLO DEL DATO

Los datos en SOLENIUM S.A.S. tienen un ciclo del dato que cumple desde el inicio hasta el final del tratamiento con el principio de seguridad y responsabilidad demostrada. El ciclo del dato inicia con la recolección del dato, los usos, finalidades y tratamiento del dato; como circula la información dentro de la empresa y finalmente el método para darle uso final y suprimir la información.

24. CAPACITACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA DE DATOS

Todos los colaboradores, empleados en misión, titulares de datos personales e interesados en general, estarán informados y tendrán acceso permanente a la presente Política de Datos y procedimientos implementados por SOLENIUM S.A.S para el tratamiento de los datos personales a los que tenga permitido su uso en virtud de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios. El contenido de la presente Política de Datos hará parte del proceso de capacitación, inducción, reinducción y sensibilización que se tenga establecido para el equipo de colaboradores de SOLENIUM S.A.S.

25. APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE DATOS

Esta Política de Datos irradia todas las actividades, objeto de la empresa y prestación de productos o servicios. Será aplicada por todos los trabajadores y colaboradores de SOLENIUM S.A.S. De igual manera, será aplicada y respetada por todos los proveedores y distribuidores que en virtud de la relación contractual deban tratar los datos, así como todos los encargados a los que se les ha hecho una transmisión de datos.

26. CONTROL DE CAMBIOS